忘年会の幹事のやり方!失敗しない準備や予約の流れとは?

この記事は約 5 分 で読むことができます。

年末になると、忘年会のシーズンです。

 

ですが、幹事になってみるとわかるのですが、準備やお店の予約など色々と大変です。

 

今年の忘年会の幹事になってしまった方へ、失敗しないためにどのような段取りをしたら良いのかを紹介していきます。

 

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忘年会の幹事のやり方!どんな準備が必要?

忘年会の幹事をやると言っても、初めてだと何から手を付ければ良いのか分からなかったりするものですが、まずは、幹事の役割についてです。

 

幹事とは、忘年会だけに限らず、新年会などの飲み会や、宴会などでも同じですが、世話役をする人のことを「幹事」

 

よく、宴会場の進行役の司会者も幹事がするものと混同されている方もいますが、
厳密には「幹事」「司会者」 は別の人がするものとなっています。

 

そうは言っても、会社によってはそうじゃないと言うところもあるので、そのあたりはそれぞれの社風に合わせたほうが無難ですよね。

 

では早速、事前準備に取り掛かりましょう。
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忘年会の日程を決める

忘年会の日程を決める際に注意するべきポイントについて紹介します。

・業務に支障がない日

・なるべくみんなが出席できる日(責任者や幹事は絶対に参加できる日)

・出欠の有無(用紙やメールで確認)

 

となりますが、この条件を満たそうと思うとやはり、どこの会社も考えることは同じですよね。

 

そうです、12月の第2週金曜日などになってしまうと思います。

 

気兼ねなくお酒を飲んで楽しもうと思うと翌日は休みが良いものです。
かと言って、土曜日など会社が休みの日にわざわざ忘年会のために出向いていくというのは嫌がられます。

 

また、一般的な会社ですと、ボーナスを貰った直後ですから、気分的にもご機嫌ですしね^^

 

一方、年末になってくると、年内に収めたい仕事や挨拶回りなど、みんな忙しくなってくるので、どうしてもみんな考えることが一緒になってしまうんですよね。

 

ピークを避けるために11月末に日程を決めるというのも忘年会のお店を確保するのにおすすめです。

 

司会者や乾杯の音頭をとる人を決める

会社によっては、幹事の人がすべてを取り仕切ると言うところも、あるかもしれませんが、何もすべて自分一人で担う必要はありませんので、場を盛り上げてくれる人や親しい間柄の人などに司会者や乾杯の音頭など依頼をかけましょう^^

 

忘年会の予算を決める

次に忘年会の予算を決めます。

 

会社によっては、全額負担や一分負担してくれる会社もあるので、まずはそちらを確認してから、個人の負担額を考えます。

 

また、男性社員と女性社員の忘年会費用を同額にするかも考慮します。

 

よく見かける予算の負担額は、男性5000円に対して、女性は3000~4000円という金額に設定しているところが多かったりします。

 

忘年会の宴会場の候補を決める

・予算内で楽しめるところ

・集合しやすいところ

・参加人数に合わせて個室なのか、宴会場なのかをはっきりさせる

・参加する年齢層に合わせて、座敷・立食・テーブル席などを決める

・場合によっては延長できるか、延長料金はいくらかを確認する

・キャンセルした場合の発生日時やキャンセル料を確認する

 

他にも割引券や優待券などがあれば、それらを最大限に活用しておくのがみんなからも喜ばれます。

 

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忘年会の幹事のやり方!お店の予約で気をつけるべきポイントは?

先程の準備とも重なる部分もあるかと思いますが、続いては忘年会をするためのお店の予約についてです。

 

ここでの気をつけるべきポイントは?

・予算の確認

・コースメニューの料理の内容

・飲み放題のお酒の種類(別料金のお酒の種類と金額も確認しておいたほうが良い)

・生ビールか瓶ビールかを確認しておく

・お店の雰囲気を確認しておく

 

以上の点を確認しておきます。

 

お酒が入ると気分が高揚しやすくなるので、ちょっとしたことでトラブルなんて事もあるかもしれませんから、お店の雰囲気など確認しておくのがおすすめです。

 

忘年会で当日のプランを立てる

忘年会当日の冒頭の挨拶や、乾杯の音頭の他に余興などを入れるかプランを立てます。

 

忘年会会場に入って意外と悩むのが誰がどこの席に座ってもらうかの配置です。

 

来た人から順番にくじ引きなどで座る席を決めるというのも、ゲーム感覚で盛り上がったり、部署が違ったりして普段接することのない人との交流が持てたりとで意外とおすすめだったりします^^

 

司会者や進行役との打ち合わせなどして当日のプランを立てます。

 

忘年会当日の流れ

参加人数が多ければ多いほど、やはり当日になって忘年会に参加できな人も何人かは出てくると思うので、参加人数の把握は必須です。

 

そして人数変更があった場合は料理の数量などの変更手続きを済ませ、参加費の徴収とお店への支払いを状況を見て段取りしておきます。

 

忘年会が終わり盛り上がってくると二次会なども開催されるでしょうが、一応幹事の仕事は終わりですので、各グループにまかせましょう^^

 

最後に忘れていけないのが、会計報告です。

 

忘年会の翌日の朝、または週明けの朝に報告をしておきます。

 

残金などは、細かく割って返金するというよりも、新年会や次の飲み会などに回されることのほうが一般的のようです。

 

そのあたりは、会社によりけりですので、上司や前幹事だった人などに相談されると良いと思います^^

 

最後に

幹事の仕事は何かと大変ですが、段取り良く準備ができていると、みんなが楽しくお酒を飲んで盛り上がれます。

 

成功すれば苦労しても気持ちが良いものです。

 

忘年会は一年の締めくくりですので、本業の仕事も忙しいとは思いますが、しっかりと準備をして楽しい忘年会にしていきましょうね^^

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