忘年会の案内メールの書き方!社内や取引先での日程調整の例文集

この記事は約 6 分 で読むことができます。

今年も残りあとわずかになり1年が過ぎるのを早く感じる今日このごろです。

 

この時期はどこの会社でも忘年会で夜の町並みも賑やかにしていますが、幹事に指名されると、憂鬱な時期でもありますよね。

 

参加人数からお店選びや日程調整など、幹事はやることがたくさんで、とても大変です。

 

大変な仕事だから放っておくと、お店が確保できなかったりとそのツケは取り返しのつかないものになってしまいます。

 

そうならないためにも、最初からしっかりと準備をしておくことが大切です。

 

その中でも、一番最初にやるべきことのひとつに「忘年会の案内状」ではないでしょうか?

今回は、忘年会の案内メールを送るときの注意点やポイントについてまとめてみました。

 

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忘年会の案内メールの書き方!日程調整メールの基本

忘年会の日程調整のメールを送る時に基本となる、気をつけるべきポイントについて紹介していきます。

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忘年会の案内メールの基本:件名をわかりやすくする

メールで送る時に件名を分かりやすくするのは、基本中の基本です。

 

やはり、みんなそれぞれの仕事を抱えていますから、件名だけである程度の情報を得られるようにしておくことで、見落としをされるリスクを回避することができます。

 

また、あまりにも酷い件名でメールを送ってしまうと、ウイルスチェックでスパムメール扱いされ、メールボックスに届いていないと言うことがあったりもするので、シンプルかつ簡潔に分かるような件名にしておきましょう。

 

忘年会の案内メールの基本:本文はシンプルかつ分かりやすくする

メールを長々と書いてしまうと、読み手も読む気が失せてしまうものです。

 

ですから、シンプルかつ分かりやすく案内状を書きますが、最初に軽く挨拶文は入れておいたほうが良いでしょう。

 

忘年会の概要としては、日時や場所(お店の名前と住所)、アクセス方法や会費などを記載しておきます。

 

ホームページなどがあれば、リンクを貼っておくと、お店の雰囲気も分かると思うので、それらも載せておきます。

 

そして、文章は読みやすい書体と、行間をしっかりと空けて、見やすくしておきます。

 

忘年会の案内メールの基本:返信期限を設ける

日程調整のメールなので、返信期限を設けないといつまで経っても返信しない人が出てくるものです。

 

そうなると、こちらの計画も進まず、一人ひとりに確認の連絡をするなど、仕事を抱えながら余分な仕事が増え、大変になってしまうので、返信期限を設けましょうね。

 

また、取引先など社外でのメールの場合には、参加人数が複数名になることがあるので、何名の参加になるのか分かるようにしておく必要があります。

 

忘年会の案内メールの基本:送信のやり方に気をつける

忘年会の案内状のテンプレートが出来たら次はメールの送信!
と、言いたいところですが、その前に気をつけなければならないことがあります。

 

それが、「一括送信」なのです。

 

通常でメールで送る時、「To」の欄に復数宛先にメールを送信すると思うのですが、それで送信してしまうと、他に送信した相手のメールアドレスが送信先に通知されてしまいます。

 

つまり、取引先など社外の人物が含まれていたりすると、相手に送り先が誰か知られてしまうので、個人情報を漏らさないためにも、「To」ではなく、「Bcc」でメールを送信しておくのが良いです。

 

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忘年会の案内メールの書き方!社内用の例文

案内メールを書く上でのポイントは先程お伝えしたとおりですが、具体的にどんな感じになるのかの例文を用意してみました。

件名:忘年会のご案内

本文:

毎日お仕事お疲れ様です。
今年も残すところあとわずかとなりました。

早速ですが、12月○日に恒例の忘年会を計画しております。

そろそろ疲れもたまっている頃だと思いますので、
大いに飲んで食べて語り合いましょう。

幹事は〇〇が行いますので、皆さま宜しくお願いします。

=============================

日時:12月○日(○曜日)〇時○分~
場所:〇〇料理 〇〇店
住所:〇〇県~
tel.00-0000-0000
http://www.~
会費:男性〇〇円
女性〇〇円
(後日、徴収致します)

=============================

なお、出欠は○月○日までに、このメールにご返信いただくか、幹事の〇〇まで直接お返事ください。

【出欠連絡欄】
あてはまるほうに◯をつけてください
( )出席・( )欠席
[お名前         ]

=============================

幹事:〇〇部〇〇(内線0000)
E-mail:○○@〇〇.〇〇

おおまかな流れとしてはこのような形になります。

 

会社の規模によって細かい内容は変わってくると思うので、その辺りは臨機応変に対応してくださいね。

 

忘年会の案内メールの書き方!社外用(取引先)の例文

社内のメールに対して、取引先など社外用の忘年会の案内メールは堅苦しく感じるかも知れませんが、失礼のないような体裁を取っておいたほうが無難です。

件名:弊社忘年会のご案内

本文:
関係者各位(○○株式会社御中など)

平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
○○株式会社○○部の〇〇です。

今年も残すところあと僅かとなりました。
平素より格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

つきましては日ごろお世話になった感謝を込めまして、忘年会を下記の要領で企画いたしました。

諸事厳しい折りではございますが、万障お繰り合わせの上ぜひご参集ください。

=============================

日時:12月○日(○曜日)〇時○分~
場所:〇〇料理 〇〇店
住所:〇〇県~
tel.00-0000-0000
http://www.~
会費:男性〇〇円
女性〇〇円

=============================

出欠は○月○日までに、このメールの返信にてお知らせください。
会費は当日集金致します。
お手数をおかけ致しますが宜しくお願いします。

【出欠連絡欄】
あてはまるほうに◯をつけてください
( )出席・( )欠席
[お名前         ]

=============================

幹事:〇〇
E-mail:○○@〇〇.〇〇

基本的には社内用と同じですが、挨拶内容を少し変えてみるのがポイントです。

 

最後に

幹事のお仕事は本当に大変だと思いますが、先延ばしにしてしまうとあっという間に時間が過ぎていってしまいます。

 

また、忘年会は自社のみならず他の会社からも呼ばれることがあるので、早め早めに行動しておかないと、他の忘年会の予定や仕事の予定などスケジュールがどんどん埋まっていってしまいます。

 

そうなってくると、自分も大変になりますが、周りにいるたくさんの人達にも迷惑をかけてしまうので、余裕を持って早めに連絡を済ませておきましょう^^

 

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